忘年会の案内メール、忙しい時期だけに書き方にはいくつか抑えたいポイントがあります。一目でわかりやすく要点を押さえた案内メールでいきましょう！
社内用、社外用の例文、テンプレートを用意しましたので紹介する「忘年会案内メール」のポイントを押さえてご自分に合う様にカスタマイズして下さいね。
通常業務にプラスして皆さんのために頑張る幹事さんに少しでもお役にたちます様に！「忘年会の案内メール」についてまとめてみました！
目次
忘年会の案内を送る時のポイント
メールは略式、でも便利！
本来であれば紙で案内状を作成するのが正式で、メールは略式ではあります。
とはいえ、忙しい年末の時期に、紙にプリントアウトして、配って、送って、などとするのは効率的ではないですよね。
唯でさえ業務が忙しいのに幹事の仕事で本業に支障が出たら本末転倒です。
受け取る側もいつでも簡単に出欠の返信ができるので、双方にとってメールの方が効率的。資源も使いません。
忘年会の案内はメールで一斉配信するのが番ベストでしょう。
忘年会の案内を送るタイミング
忘年会の案内メールはいつ頃送ればいいのでしょうか？
これはなるべく早めに、忘年会の一ヶ月前には余裕を持って送りましょう。
会場を抑さえたり、出欠を把握したり幹事さんもすることは多く、案内対象の人も、
クリスマスや他の忘年会など予定が立てこみますので、先手必勝でいきましょう！
口頭でのフォロー
忘年会の案内メールだけ送っても、見落としていたり、容量オーバーなど相手の都合で受け取れてない、などの可能性もあります。
機会があれば、「忘年会の案内メールを送りましたので」と公の場で各自にも確認を促すといいでしょう。
忘年会案内メール 書き方
１、忘年会案内メール件名について
件名は明確に簡潔にしましょう。
例 「令和〇〇年度忘年会のご案内」
「〇〇年 〇〇部署忘年会のご案内」
「＜要返信＞◎◎年度総務部 忘年会のご案内」
「重要・要返信 ◎◎年度 忘年会のご案内」
迷惑メールのような紛らわしい件名はだめ！
NG例 「お疲れ様です。」
「こんにちは。」「お知らせです」
あと、論外ですが以下もNG！
「〈no subject〉」「Re:」
２、忘年会案内メール宛名について
例、「各位」
「経理部の皆さんへ」
社内の場合はシンプルで大丈夫です。
３、読み易い文面のポイント
長い文章でダラダラ書くと内容も掴みにくく、読む方も忙しいのに疲れてしまいます。
できればスマホで見たときも見易いように、２、３行ごとに改行しながら簡潔にまとめます。
４、詳細はシンプルかつ効果的に伝える
お店のリンクやアクセス、その他詳細がネットで見た方がわかり易い場合も多々あります。
積極的にURLのLINKなども貼り付けて、必要な時に参照できるようにしましょう。
メール自体はすっきりして、しっかり内容を抑えた案内メールにしましょう。
５、署名
あなたの名前、部署名、電話番号を表記忘れずにしましょう。
６、文字化け注意
丸で囲った数字などシンプルなものでも、機種によって正しく表示されないものも。
絵文字も自分が見ている絵文字とデザインが違ったりするので
そのニュアンスの違いによっては誤解が生じるためお勧めしません。
例文、テンプレート！
それでは社内用、社外用、それぞれのテンプレートをどうぞ！詳細はご自由にカスタマイズしてご利用下さい！
絶対にカスタマイズされる店名やアドレスなどに関しては変なとこがありますがどうぞお許し下さい。（汗）
社内向け 忘年会案内メールの例文
件名 ＜要返信＞12月18日（金）本社忘年会開催のお知らせ
今年もいよいよ残す所僅かとなりました。
さて、今年も本社恒例の忘年会を下記の通り開催致します。
皆様年の瀬の慌ただしい時期ではありますが、
奮ってご参加頂来ます様よろしくお願いいたします。
１、日時 12月１８日（金） １９時３０分から
２、場所 居酒屋 「まりも」
◎◎駅 東口A1出口から徒歩５分。
東京都目黒区、、、、
tel 03−0000−0000
お店のURLはコチラ（linkを貼る）
３、会費 4000円
会費は１２月１５日（火）までに田中までお支払い下さい。
４、出欠可否
12月5日（水）締め切り
⚫︎本メールの件名を変えずご返信下さい。
出欠可否、名前、所属部署、内線をご記入願います。
⚫︎止むを得ずキャンセルの場合は
12月１6日（水）までに田中まで連絡願います。
５、幹事
総務部 田中 尚（内線1548）
h.tanaka@gmail.dom
090-7777-7777
社外向け 忘年会案内メール例文
件名 （12月16日）忘年会のご案内
営業部 部長 新谷 和義様
いつも大変お世話になっております。
株式会社 オンパレードの田中と申します。
今年も残す所僅かとなりましたが、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は日頃からお世話になっている取引先の皆様に感謝の気持ちを込め、
ささやかではありますが忘年会を開催させて頂く事になりました。
年末のお多忙な時期ではございますが、是非ともご参加いただければと存じます。
詳細は以下の通りです。
日程 12月16日（木）１９時３０分より
場所 トラットリアGomez（◎◎駅 北口より徒歩３分）
住所 東京都新橋◎◎、、、、
（Tel）03−7777−7777
お店のHP （Linkを貼る）
こちらの準備の都合上誠に恐縮ではございますが、ご出欠を１2月1０日（金）までに幹事の田中までご返信頂けます様お願い致します。
株式会社 オンパレード
◎◎部 田中 浩二
Email k.tanaka@kmail.fom
Tel 090-8888-8888
まとめ
今回は「忘年会の案内メールの書き方、社内、社外用の例文、テンプレートと抑えるポイント」など紹介しました。
もう一度ここで大切な事をまとめると、
１、忘年会の案内メールには必要事項を簡潔に見やすく、かつ漏れなく記載する事。
２、幹事さんの仕事を進める上で重要な返信期日も忘れずに。
３、余裕を持って進める。
あと、ここで追加ですが、
特にお店によってキャンセル料が発生する場合などはキャンセル料の明記なども必要かもしれません。
お金のトラブルは後々面倒ですので、伝える項目に漏れがないように、具体的に明確にしておきましょう！
それでは、幹事さん、大変だと思いますが、是非準備万端で余裕を持って進めて、
当日は忘年会で自らもいい思い出を作って下さいね！どうぞ良いお年を！
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